Документообмін


Законодавство

100

В Україні вже давно розроблена правова база, що дозволяє використовувати електронні документи у господарській діяльності. Тож розглянемо нормативне регулювання питань, пов'язаних з використанням електронного документообміну: електронного документу, електронної звітності та електронного цифрового підпису.

Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 "Про визнання органами ДПС електронних первинних документів"

У зв'язку з надходженням чисельних запитів платників податків щодо ведення обліку в електронному вигляді та визнання органами державної податкової служби електронних первинних документів Державна податкова служба України надсилає Пам'ятку платника податків про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів державної податкової служби.

Чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів у електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог:

Податкового кодексу України;

Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»;

Закону України «Про електронний цифровий підпис»;

Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"

Стаття 9. Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку

2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

  • назву документу (форми);
  • дату складанні;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяги господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Паперові документи друкуються з електронних, їх можна формувати у будь-якому вигляді з усіма обов'язковими полями: назва документу, дата та місце складання, назва підприємства, зміст та характеристики господарських операцій.

Електронні документи завіряються ЕЦП відповідальних осіб, а інформація про електронні підписи (серійний номер сертифікату ЕЦП) видруковується на документі.

Закон України "Про електронний цифровий підпис"

Стаття 3. Правовий статус електронного цифрового підпису

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

  • електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
  • під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладання електронного цифрового підпису;
  • особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не грунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Стаття 4. Призначення електронного цифрового підпису

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі. Нотаріальні дії із засвідченням справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом.

В електронному та друкованому форматі документів відображається інформація про ЕЦП, що були накладені на електронний документ:

  • власник ЕЦП;
  • серійний номер сертифікату;
  • час та дата накладання підпису (мітка часу береться з Єдиного вікна).

Чинність підписів на електронному документі можна перевірити на спеціальних сервісах в Інтернеті.

Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"

Стаття 6. Електронний підпис

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Електронний документ з підписами можна зберігати як в програмі чи архіві, так і окремо, вивантаживши в файл. Цей документ є оригіналом і в будь-який час можна перевірити дійсність підписів на ньому на момент підписання. 

Постанова "Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу"

послуга фіксування часу - процедура засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу шляхом додання до нього або логічного поєднання з ним позначки часу;

позначка часу - сукупність електронних даних, створена за допомогою технічних засобів та засвідчена електронним цифровим підписом центру сертифікації ключів, яка підтверджує наявність електронного документа (електронних даних) на певний момент часу.

3. Надання послуги фіксування часу включає:

  • реєстрацію звернень, на підставі яких формується позначка часу;
  • формування позначки часу за допомогою особистого ключа центру сертифікації;
  • передачу користувачеві послуги фіксування часу сформованої позначки часу;
  • реєстрацію  та збереження позначки часу, переданої користувачеві послуги фіксування часу.

4. Час, який використовується в позначці часу, встановлюється акредитованим центром сертифікації ключів та центром сертифікації ключів за київським часом на момент її формування та синхронізований із Всесвітнім координованим часом (UTC) з точністю до однієї секунди.

При підписанні електронних документів формується позначка часу, після підписання електронний документ змінити без зняття підписів не можливо. Таким чином фіксується час та дата підписання документа, що потім використовується при перевірці електронного документа.

Кодекс адміністративного судочинства України

Стаття 79. Письмові докази

1. Письмовими доказами є документи (у тому числі електронні документи), акти, листи, телеграми, будь-які інші письмові записи, що містять в собі відомості про обставини, які мають значення для справи.

Закон України "Про електронну комерцію"

Стаття 11. Порядок укладення електронного договору

Стаття 12. Підпис у сфері електронної комерції

1. Якщо відповідно до акта цивільного законодавства або за домовленістю сторін електронний правочин має бути підписаний сторонами, моментом його підписання є використання:

  • електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис", за умови використання засобу електронного цифрового підпису усіма сторонами електронного правочину;
  • електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним цим Законом;
  • аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

В наших програмах є можливість розробки форми первинних документів (договорів, актів, рахунків, листів та ін.) та налаштування порядку їх узгодження та подальшого підписання.

При накладанні ЕЦП на документі відображається сдандартне зображення та додаткова інформація про сертифікат, але є можливість налаштування справжнього відображення відповідного підпису або печатки (факсіміле).

Збережіть свій час та гроші, переходьте на електронний документообмін. А ми Вам у цьому допоможемо!